Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Botora behandler personoplysninger i forbindelse med vores tjenester, hjemmeside, chatbotløsninger, kundehåndtering, support, rekruttering og øvrige aktiviteter. Formålet er at skabe gennemsigtighed om vores behandling af oplysninger og samtidig sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen (GDPR) og relevant national lovgivning.
1. Dataansvarlig
Botora er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles i forbindelse med brugen af vores tjenester og kommunikation med os. Oplysninger om virksomheden er som følger:
Botora
Markvænget 14
CVR: 45788474
kontakt@botora.dk
Virksomheden har ikke en udpeget databeskyttelsesrådgiver, da dette ikke er et lovkrav. Spørgsmål om databeskyttelse kan rettes direkte til os via kontaktoplysningerne ovenfor.
2. Hvilke oplysninger vi behandler
Når du interagerer med Botora — uanset om det sker via vores hjemmeside, chatbot, e-mail, telefon, mødebooking eller i forbindelse med indgåelse af aftaler — kan vi behandle oplysninger som identifikationsdata (herunder navn, e-mailadresse og telefonnummer), tekniske og digitale data (fx IP-adresse, browseroplysninger, enhedsdata og logoplysninger), oplysninger indsendt via beskeder og formularer, samt oplysninger der fremgår af aftaler, betalinger og korrespondance. I forbindelse med jobansøgninger kan vi desuden behandle de oplysninger, du selv sender, herunder CV, ansøgning og bilag.
Disse oplysninger indsamles enten direkte fra dig, når du bruger vores tjenester, eller indirekte gennem din brug af vores digitale platforme.
3. Formål med behandlingen
Vi behandler personoplysninger for at kunne levere, driftssikre og optimere vores tjenester; håndtere henvendelser, support og forespørgsler; gennemføre aftaler og ydelser; administrere kunderelationer og kommunikation; udføre intern rapportering, analyse og administrativ drift; overholde regnskabsmæssige og lovbestemte forpligtelser; og i rekrutteringssammenhæng vurdere ansøgeres kvalifikationer.
Alle behandlinger foretages kun, når det er nødvendigt for et af disse saglige formål.
4. Behandlingsgrundlag
Vores behandling af personoplysninger sker på grundlag af gældende bestemmelser i databeskyttelsesforordningen. Afhængigt af situationen kan behandlingen ske i forbindelse med indgåelse eller opfyldelse af en aftale med dig, på baggrund af dit samtykke — når du eksempelvis indtaster oplysninger i chatbotten — ud fra vores legitime interesse i at kunne drive, sikre og udvikle vores tjenester samt besvare henvendelser, eller som følge af lovmæssige forpligtelser såsom bogføringskrav.
5. Chatbot og digitale interaktioner
Når du kommunikerer med vores chatbot, behandles de oplysninger, du indtaster, med det formål at håndtere og besvare din henvendelse, facilitere dialogen samt sikre relevant opfølgning fra Botora eller eventuelle samarbejdspartnere. Hvis du vælger at indtaste kontaktoplysninger som navn, e-mail eller telefonnummer, sker behandlingen på baggrund af dit samtykke, som til enhver tid kan trækkes tilbage ved at kontakte os.
Oplysninger indtastet i chatbotten kan blive behandlet i vores automatiseringsværktøjer (Make.com, Voiceflow og Lovable) med henblik på at generere svar, udarbejde og levere rapporter til dig samt sikre korrekt og effektiv opfølgning på din henvendelse.
6. Videregivelse af oplysninger
Personoplysninger kan videregives, når det er nødvendigt for at levere vores tjenester eller håndtere en konkret henvendelse. Dette kan eksempelvis omfatte tekniske leverandører, der assisterer med hosting, drift, sikkerhed, automatisering og integrationer; samarbejdspartnere der skal kunne kontakte dig i relation til din forespørgsel; samt systemleverandører der håndterer administration, kommunikation eller bogføring. Vi videregiver ikke oplysninger til formål, der overstiger de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.
7. Brug af databehandlere
For at kunne levere vores ydelser anvender vi eksterne databehandlere, som alene behandler oplysninger efter instruks fra Botora og under passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Databehandlerne bistår blandt andet med hosting, udvikling, softwaredrift, automationsløsninger, kundeadministration og sikkerhed.
Følgende hovedleverandører anvendes:
- Voiceflow Inc. (Canada/USA) – anvendes til udvikling og drift af vores chatbots. Overførsel af personoplysninger sker på grundlag af Europa-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser (SCC’er) samt Canadas status som et land med tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau.
- Make.com (Celonis SE) – anvendes til automatisering af processer og levering af vores tjenester.
- Calendly LLC (USA) – anvendes til booking. Overførsel af personoplysninger sker på grundlag af EU–U.S. Data Privacy Framework (DPF).
- Lovable Labs (USA/Sverige) – anvendes til udvikling og drift af AI-baserede automatiseringer og applikationer. Personoplysninger behandles kun på Botoras instruks. Overførsel sker via Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er)
Denne liste opdateres løbende efter behov.
8. Overførsel af oplysninger til lande uden for EU/EØS
I visse tilfælde kan oplysninger blive behandlet af tjenesteudbydere, der befinder sig uden for EU/EØS, herunder i lande som Canada og USA. Overførsler sker kun, når det er nødvendigt for driften af vores tjenester, og når der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan eksempelvis være Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, EU–U.S. Data Privacy Framework eller lande, som EU-Kommissionen har vurderet har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Vi anvender almindelige sikkerhedsforanstaltninger som kryptering, adgangskontrol og logning for at sikre et beskyttelsesniveau, der svarer til kravene i GDPR.
9. Opbevaring af oplysninger
Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de er indsamlet, eller så længe vi er retligt forpligtet til opbevaringen. Oplysninger, der anvendes som led i kundeforhold, opbevares, indtil samarbejdet er afsluttet og alle udeståender afviklet. Korrespondance og henvendelser opbevares, indtil dialogen ikke længere er relevant. Regnskabsmateriale opbevares i det tidsrum, lovgivningen kræver, og rekrutteringsmateriale slettes efter afslutningen af processen, medmindre andet er aftalt.
10. Sikkerhed
Vi behandler personoplysninger på en sikker og fortrolig måde. Adgangen til oplysninger er begrænset til medarbejdere og leverandører med et sagligt behov, og data lagres i systemer, der opfylder gældende sikkerhedskrav og standarder.
11. Cookies
Vores hjemmeside anvender kun teknisk nødvendige cookies, som er nødvendige for, at siden kan fungere korrekt. Vi anvender ikke cookies til statistik, markedsføring eller analyse.
12. Dine rettigheder
Som registreret har du ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, ret til berigtigelse af urigtige oplysninger, ret til sletning i særlige tilfælde, ret til begrænsning af behandlingen, ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse, samt ret til dataportabilitet, når behandlingen sker automatisk og på grundlag af samtykke eller kontrakt.
Hvis behandlingen af dine oplysninger sker på baggrund af samtykke, kan dette til enhver tid trækkes tilbage uden påvirkning af lovligheden af den behandling, der allerede har fundet sted.
Henvendelser om dine rettigheder kan ske via kontaktoplysningerne øverst.
13. Klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os direkte. Du har også ret til at indgive klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk.