Privatlivspolitik for Botora
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Botora behandler personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR) og anden gældende databeskyttelseslovgivning.
Dataansvarlig
Botora er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager fra kunder, samarbejdspartnere, ansøgere og besøgende på vores digitale platforme. Henvendelser vedrørende vores behandling af personoplysninger kan rettes til følgende kontaktoplysninger:
Firmanavn: Botora
Adresse: Markvænget 14
CVR-nr.: 45788474
E-mail: kontakt@botora.dk
Virksomheden har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver, da dette ikke er et lovkrav for vores behandlinger. Spørgsmål vedrørende vores databeskyttelse besvares dog gerne via kontaktoplysningerne ovenfor.
Behandling af personoplysninger
Når du besøger vores hjemmeside, registrerer vi visse tekniske oplysninger ved hjælp af nødvendige cookies med det formål at sikre funktionaliteten af sitet. Yderligere oplysninger fremgår af vores cookiepolitik.
Ved kontakt fra potentielle kunder behandler vi de oplysninger, som afgives i forbindelse med henvendelsen, herunder typisk navn, e-mailadresse og telefonnummer. Behandlingen sker med henvisning til vores legitime interesse i at kunne besvare henvendelsen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Oplysningerne opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at føre den konkrete dialog, hvorefter de slettes, medmindre der er saglige grunde til fortsat opbevaring.
Ved etablering af et kundeforhold behandler vi de nødvendige oplysninger til opfyldelse af kontrakten, herunder kontaktoplysninger, betalingsinformationer, særlige aftaler og eventuel korrespondance. Behandlingsgrundlaget er i dette tilfælde artikel 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen. Oplysningerne slettes, når kundeforholdet er ophørt, og alle udeståender er afsluttet.
Vores chatbot er udelukkende beregnet til generelle forespørgsler og må ikke bruges til at indtaste personoplysninger (fx navn, adresse, telefonnummer, e-mail, CPR-nummer eller andre identificerbare oplysninger).Eventuelle personoplysninger, der utilsigtet modtages via chatbotten, slettes hurtigst muligt og bruges ikke til andre formål. Vi gemmer kun ikke-personlige chats til interne formål som fejlretning og forbedring af tjenesten.
I forbindelse med regnskab og bogføring er vi i henhold til bogføringsloven forpligtet til at opbevare relevante bilag, herunder fakturaer og dokumentation, der kan indeholde personoplysninger. Denne behandling sker i medfør af artikel 6, stk. 1, litra c, og oplysningerne opbevares i minimum fem år efter udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Ved modtagelse af jobansøgninger behandler vi de oplysninger, som ansøgeren har fremsendt, med det formål at vurdere vedkommendes egnethed til stillingen. Grundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at vurdere ansøgere, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Uopfordrede ansøgninger, som ikke fører til videre dialog, slettes snarest muligt. Ansøgninger til konkrete stillinger slettes kort tid efter rekrutteringsprocessens afslutning, medmindre ansøgeren ansættes eller deltager i en længerevarende proces, i hvilket tilfælde yderligere information gives særskilt.
I forbindelse med booking af møder via vores samarbejdspartner Calendly behandler vi de oplysninger, som du selv indtaster, typisk navn og e-mailadresse.
Formålet er at kunne planlægge og gennemføre mødet. Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at kunne administrere aftaler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, samt for at kunne opfylde den aftale, der indgås ved bookingen, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.
Når vi leverer chatbots til voreskunder, som indeholder en integration til Calendly, er kunden dataansvarlig forde bookinger, der foretages gennem chatbotten. I disse tilfælde fungerer Botorasom databehandler og behandler alene oplysninger efter instruks fra kunden.
Calendly fungerer som vores databehandler. Oplysningerne behandles af Calendly LLC i USA, og overførslen sker i henhold til EU-US Data Privacy Framework samt Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCCs), som sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Brug af databehandlere
Vi anvender eksterne leverandører til blandt andet hosting, software, markedsføring. I det omfang disse leverandører behandler personoplysninger på vores vegne, er de databehandlere i forhold til os. Der indgås i sådanne tilfælde skriftlige databehandleraftaler, der sikrer, at behandlingen sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og under passende sikkerhedsforanstaltninger.
Videregivelse og overførsel af oplysninger
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand, medmindre der foreligger et lovligt grundlag herfor, eksempelvis samtykke, kontraktmæssig nødvendighed eller en retlig forpligtelse. Såfremt personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, sikrer vi, at overførslen sker i overensstemmelse med relevante garantier, herunder anvendelse af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller tilsvarende mekanismer.
Sikkerhedsforanstaltninger
Vi tager beskyttelsen af personoplysninger alvorligt. Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at kunne leverevores ydelser, fx navn og e-mail i forbindelse med henvendelser eller booking. Oplysningerne opbevares sikkert i anerkendte systemer, som lever op tilgældende sikkerhedsstandarder, og der gives ikke adgang til uvedkommende.
Cookies
Denne hjemmeside bruger kun teknisk nødvendige cookies, som gør det muligtat få siden til at fungere korrekt (fx huske sprogindstillinger ellernavigation).
Vi anvender ikke cookies til statistik, markedsføring eller andreformål.
Registreredes rettigheder
Som registreret har du rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen. Dette inkluderer retten til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, retten til at få berigtiget urigtige oplysninger, retten til sletning af oplysninger i særlige tilfælde, retten til begrænsning af behandlingen, retten til at gøre indsigelse mod visse typer behandling, samt retten til dataportabilitet, hvis behandlingen sker automatisk og med samtykke eller kontrakt som grundlag. Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via de kontaktoplysninger, der er angivet ovenfor. Du kan læse mere om dine rettigheder på www.datatilsynet.dk.
Tilbagetrækning af samtykke
Hvis en behandling er baseret på samtykke, kan dette til enhver tid trækkes tilbage. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagetrækningen.
Klage
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, opfordres du til i første omgang at kontakte os direkte. Du har endvidere ret til at indgive klage til Datatilsynet, som kan kontaktes via www.datatilsynet.dk.